Actueel| Winkelketen en inkooporganisatie |
 Van klein naar groot De Fakkel-keten is begonnen met één winkel, De Fakkel in Leeuwarden. Aan deze winkel ontleent de organisatie ook haar naam. De geschiedenis van die eerste winkel wordt elders in dit boekje verteld. Met de toename van het aantal winkels moest de organisatie veranderen. Een winkel besturen lijkt nog wel te doen, maar hoe geef je leiding aan acht winkels, verspreid over heel Nederland? Hoe zorg je dat alle winkels voorzien worden van goede boeken, de juiste exemplaren in de juiste hoeveelheid en op het juiste moment? Deze klus vraagt een speciale aanpak. Gelukkig is de groei een beetje geleidelijk verlopen zodat er gelegenheid was voor bezinning en aanpassing. Gecentraliseerde organisatie Bepalend voor de organisatie is de manier van werken. De Fakkel werkt gecentraliseerd. De technische zaken voor de filialen worden zoveel mogelijk centraal geregeld, op het hoofdkantoor. Het gaat dan om zaken als beheer, onderhoud, voorraadadministratie (ook die van de winkels), selectie van het assortiment, inkoop, promotie en financiële administratie. Hierdoor hebben de medewerkers in de filialen de handen vrij om zich te concentreren op het werk waar het eigenlijk om gaat: het verkopen van goede boeken en muziek met een goede inhoud. Deze taakverdeling is zo belangrijk omdat alle medewerkers in de winkels daar parttime en als vrijwilliger werken. Geen van hen kan continu in de winkel aanwezig zijn en volledig op de hoogte zijn van alles wat er omgaat. Voor de medewerkers is het belangrijk om te allen tijde te kunnen terugvallen op deskundige hulp vanuit het hoofdkantoor. Winkelmedewerkers Deze taakverdeling betekent overigens niet dat er in de winkel weinig meer te doen valt. In de filialen gebeurt niet alleen het belangrijkste werk, er komen ook steeds meer gespecialiseerde taken bij. Om het assortiment van de winkels optimaal op de vraag ter plaatse te kunnen afstemmen, wordt een steeds groter deel van de muziekdragers, kaarten en geschenkartikelen door medewerkers ter plaatse geselecteerd. Uiteraard kent elk filiaal een administratie van bestellingen, moet er dagelijks een kas opgemaakt en afgedragen worden en moet er elke maand een personeelsplanning voor de winkel gemaakt worden. Dit laatste is een van de taken van de coördinator ter plaatse. Communicatie Verdeling van taken en dus samenwerking tussen het hoofdkantoor en de filialen vraagt om een goede communicatie. Wat in de winkels verkocht en wat door klanten besteld wordt, moet snel en accuraat op het hoofdkantoor bekend worden. Dat gebeurt nu nog per fax. In de toekomst kunnen de verkopen en bestellingen met behulp van een computer en een modem aan het hoofdkantoor worden doorgegeven. Op het kantoor worden de gegevens in de computer ingevoerd, waarna de betreffende goederen automatisch naar het filiaal worden uitgeleverd of besteld bij de juiste leverancier. Op elk moment kunnen vanuit de filialen vragen gesteld worden, waarop snel een antwoord gewenst is. Hiervoor is het hoofdkantoor telefonisch bereikbaar. Op hun beurt hebben de medewerkers van het hoofdkantoor regelmatig telefonisch contact met leveranciers. Distributie Bijna alle goederen komen via het hoofdkantoor binnen. In 2001 waren dat alleen al meer dan 100.000 boeken. Een groot volume en een enorm gewicht. Om ervoor te zorgen dat elk boek in de juiste winkel terechtkomt (dat heet distributie), is een goede voorraadadministratie nodig. Zowel de voorraad op het hoofdkantoor als die van de winkels moeten nauwkeurig worden bijgehouden. Een toegesneden computerprogramma is in staat om opdracht te geven welke van de voorradige boeken naar welke winkel verstuurd moeten worden. Dat verzenden gebeurt in de praktijk op twee manieren. Bij begeleidingsbezoeken wordt vaak de nieuwe voorraad meegenomen. Het alternatief is transport per pakketdienst. Hiervoor moeten de kwetsbare en kostbare boeken uiteraard extra goed verpakt worden om schade tijdens het transport te voorkomen. Inkooppartners De inkoop en distributie door De Fakkel zijn de laatste jaren extra toegenomen doordat deze taken ook voor derden worden verricht. Verschillende andere evangelische boekhandels maken namelijk gebruik van de organisatie en de aanwezige knowhow. Zij kopen hun boeken in via De Fakkel. Dat heeft verschillende voordelen. Voor deze winkels ('inkooppartners') betekent het in de eerste plaats dat ze al hun boeken op één adres kunnen inkopen. Ze hoeven niet zelf bij verschillende groothandels en uitgevers aan te kloppen. Dit brengt een aanzienlijke besparing aan tijd en kosten met zich mee. Daarnaast gebruiken ze De Fakkel als informatiebron. Dit kan helpen om vragen van klanten beter te beantwoorden en om het assortiment te bewaken. Ook profiteren deze partners van speciale Fakkel-aanbiedingen en overeenkomsten die De Fakkel met veel christelijke uitgevers heeft. Samen sterk Door de groei van de Fakkel-keten en van de inkooporganisatie is De Fakkel een redelijk sterke organisatie. De Fakkel is ook gezond. Het non-profit-beginsel wordt niet uit het oog verloren, maar de kosten worden gedekt door de inkomsten. Door de toegenomen omvang kunnen fluctuaties in de vraag naar bepaalde artikelen ook beter opgevangen worden. De omvang van De Fakkel is geen garantie dat alles goed zal blijven gaan. Maar het kan wel helpen om ontwikkelingen in de toekomst het hoofd te bieden, zodat het werk kan blijven bestaan: Bijbels en boeken over Gods Woord te koop aanbieden aan zoveel mogelijk mensen. ------------------- Brochure: Vijfentwintig jaar bouwen, jubileumboek ter gelegenheid van vijfentwintig jaar stichting WatZegtDeBijbel: geloofsopbouw door bijbelcurssussen en goede lektuur. Tekst: Ernst Zwart. Internet WatZegtDeBijbel: > www.watzegtdebijbel.nl Internet De Fakkel: > www.fakkel.nl ------------------- |
|
||
|
|
||
|
||